Como ser mais produtivo no trabalho?

Afinal, o que é produtividade? 

A produtividade é um tema de grande importância no mundo corporativo. O aumento da produtividade pode levar a maiores lucros, melhorias na eficiência e no desempenho dos funcionários, e pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa.
No entanto, muitos de nós lutamos com a produtividade, especialmente em um ambiente de trabalho cada vez mais acelerado. É necessário descobrir como ser mais produtivo no trabalho para ter uma alta performance na carreira.

Aqui vamos discutir várias estratégias para aumentar a produtividade e gerenciar melhor o tempo no trabalho.
A produtividade é a capacidade de realizar o máximo de trabalho possível com o mínimo de recursos necessários. É uma busca por otimização que nos acompanha em nossas vidas pessoais e dentro das empresas. Uma busca que faz parte do mindset de quem quer ter sucesso individual e coletivo.

O que significa ser produtivo?

Ser produtivo significa ser capaz de realizar mais tarefas em menos tempo, mantendo ou melhorando a qualidade do trabalho. Em outras palavras, a produtividade se concentra na eficiência e eficácia no uso do tempo, recursos e habilidades para concluir tarefas e alcançar objetivos específicos. É importante notar que a produtividade não se trata de trabalhar mais horas ou se esforçar mais, mas sim de trabalhar de maneira mais inteligente e eficiente. Ser produtivo também envolve a capacidade de gerenciar o tempo, priorizar tarefas e lidar com distrações e interrupções, de modo a alcançar os melhores resultados possíveis.

Como ter mais produtividade no trabalho?

• Priorize tarefas: Uma das chaves para aumentar a produtividade é priorizar tarefas. Comece o dia listando as tarefas mais importantes e urgentes que precisam ser concluídas. Dê prioridade a essas tarefas e comece por elas. Uma vez que as tarefas mais importantes estejam concluídas, você terá mais tempo e menos estresse para concluir outras tarefas.

• Use a técnica Pomodoro: A técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo que envolve dividir o trabalho em intervalos de 25 minutos, chamados de “pomodoros”. Após cada pomodoro, faça uma pausa de 5 minutos. Depois de quatro pomodoros, faça uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. A técnica Pomodoro ajuda a manter o foco e a aumentar a produtividade, reduzindo a probabilidade de distrações.

• Elimine distrações: Distrações são uma grande causa de perda de tempo no ambiente de trabalho. Evite distrações como redes sociais, notificações de e-mail e mensagens instantâneas, enquanto estiver trabalhando em tarefas importantes. Considere desativar as notificações durante o trabalho para se concentrar melhor em suas tarefas.

• Estabeleça metas claras e mensuráveis: Metas claras e mensuráveis ajudam a manter o foco e a aumentar a produtividade. Defina metas específicas e estabeleça prazos realistas para alcançá-las. Certifique-se de que suas metas sejam mensuráveis e que você possa acompanhar o seu progresso.

• Delegue tarefas: Delegar tarefas é uma habilidade importante para gerenciar o tempo e aumentar a produtividade. Aprenda a delegar tarefas para colegas de trabalho ou membros da equipe que possam lidar com elas com eficiência. Isso pode liberar tempo para você se concentrar em tarefas mais importantes.

• Use ferramentas de produtividade:  Há uma variedade de ferramentas de produtividade disponíveis que podem ajudar a gerenciar o tempo e aumentar a produtividade. Ferramentas como o Trello, o Asana e o Evernote ajudam a organizar tarefas e projetos e mantê-los sob controle. O uso dessas ferramentas pode ajudar a aumentar a produtividade, reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas.

O que afeta negativamente a produtividade?

Uma rotina ineficiente e pouco otimizada pode ter impactos negativos graves para uma empresa, incluindo:

• Perda de tempo e dinheiro: a falta de organização e planejamento pode levar a retrabalho, perda de prazos e custos adicionais.
• Baixa qualidade do trabalho: quando não há uma definição clara de responsabilidades e falta de priorização de tarefas, a qualidade do trabalho pode ser comprometida.
• Desmotivação da equipe: quando a empresa não apoia a criatividade e inovação, a equipe pode se sentir desmotivada e pouco engajada, levando a uma queda na produtividade.
• Dificuldade em competir no mercado: a falta de apoio tecnológico pode tornar a empresa menos competitiva no mercado, já que outras empresas podem oferecer serviços mais eficientes e com melhores preços.
• Problemas de saúde dos colaboradores: a falta de cuidado com a saúde dos colaboradores pode levar a problemas de saúde e afastamentos, além de diminuir a qualidade do trabalho.
• Perda de clientes: quando os projetos não são entregues no prazo ou com qualidade, a empresa pode perder a confiança dos clientes e sua reputação pode ser prejudicada.
• Baixa rentabilidade: a ineficiência nos processos pode levar a uma baixa rentabilidade, já que a empresa pode estar gastando mais recursos do que o necessário para realizar suas atividades.

Por isso, é importante investir na otimização de processos, na definição clara de responsabilidades, na priorização de tarefas, na criatividade e inovação, no uso de tecnologia e na saúde e bem-estar dos colaboradores. Entender como ser mais produtivo durante o trabalho para que assim seja possível garantir a produtividade e o sucesso da empresa.

Como uso de ferramentas pode elevar a produtividade?

O uso de ferramentas que, por exemplo, automatizam processos, faz com que o tudo se torne mais ágil e estratégico e, com isso, garante o crescimento constante da empresa.
Além disso, realizar processos como a gestão de performance dentro de plataformas possibilita mais facilidade na identificação de GAPs e, como resultado, mais agilidade na resolução de problemas antes de se tornarem crises que podem afetar os resultados da empresa.

Quais são os benefícios de apostar em ferramentas de produtividade?

Neste contexto, investir nas ferramentas de produtividade vai ser muito importante tanto para os profissionais, quanto para as empresas. Alguns dos principais benefícios que o seu negócio terá ao apostar no melhoramento da produtividade da equipe por meio das ferramentas é:

• Reduzir custos;
• Satisfazer mais os clientes;
• Inovar;
• Se destacar no mercado.

Quando a sua equipe pode focar no que realmente importa, deixando as tarefas mais mecânicas automatizadas e melhorando a produtividade, a redução de custos se dará por meio da realização de mais tarefas e produtos em menos tempo. Isso trará também um maior lucro para a empresa.
O consumidor, por sua vez, estará mais satisfeito, pois receberá seus produtos e serviços de maneira mais rápida, além de ser respondido mais agilmente. Isso aumentará a qualidade no atendimento ao cliente.
A inovação virá por meio da otimização dos processos, assim haverá tempo para pensar em novas maneiras de realizá-los. Ela se tornará parte da rotina de trabalho. Por fim, a maior produtividade é um diferencial competitivo que fará sua empresa se destacar no mercado, com clientes mais satisfeitos.

3 Ferramentas indispensáveis para melhor gestão e alta produtividade:

CRM de vendas
Um dos grandes aliados da sua equipe de vendas e atendimento e que vai automatizar os principais processos do dia a dia é um CRM de gestão de vendas. Isso é um software que organiza informações de contato dos clientes e gerencia o relacionamento com os consumidores.
Por meio do CRM de vendas da Zendesk, é possível ter uma visão geral dos contatos, saber quem falou por último com o cliente e saber o que falar no próximo contato.
Ele otimiza e simplifica a gestão do relacionamento entre o cliente e a empresa e dá insights de novas oportunidades de vendas. Os dados sobre os clientes estarão em planilhas separadas e podem ser acessados em diferentes máquinas. É possível ainda consolidar as planilhas e ter esses dados confiáveis para acessar sempre.
Isso economiza tempo e dinheiro e não há mais vendas perdidas por informações desencontradas.

Ferramentas de produtividade em nuvem
Quando falamos em produtividade não podemos deixar de falar de otimização de documentos e compartilhamento.
E para otimizar tanto o processo de download quanto o compartilhamento de arquivos, as ferramentas em nuvem ajudam bastante.
Uma delas é o Microsoft Office Online ou até mesmo o Google Docs. Tudo isso permite muito mais agilidade para os colaboradores.
Uma outra alternativa é o Dropbox que também permite o armazenamento on-line e sincronização de arquivos.
Essa é uma ferramenta muito fácil de usar, e na versão gratuita você conta com 2 GB de espaço, entretanto, existem versões pagas que adicionam mais armazenamento.

Ferramentas de produtividade de gestão de tempo
Esse tipo de ferramenta vai ajudar os seus funcionários e a sua empresa a otimizar o tempo utilizado em cada uma das atividades! Ao registrar o tempo gasto com cada demanda, é possível observar gargalos, melhorar os processos e avaliar quantas horas se perdem em atividades que não são tão valiosas para a sua empresa.
Uma das técnicas mais famosas de produtividade é a Pomodoro, que consiste na ideia de se trabalhar 25 minutos e fazer um intervalo de 5.

Ferramentas de organização de tarefas e calendários
O Evernote funciona como uma grande pasta, que se divide em cadernos e posteriormente em notas.
É ideal para escrever ideias e não perdê-las, fazer checklists, definir lembretes e digitalizar documentos. As notas permitem não só a inserção de documentos digitalizados como de qualquer imagem.
A organização é simples e feita essencialmente pelos cadernos e pelo sistema de tags, que auxilia muito na hora da busca.

Um calendário é fundamental para visualizar as tarefas a serem realizadas no dia, como reuniões, trabalho, projetos etc.
O calendário do Google ajuda a pessoa a se manter organizada, permitindo a criação e compartilhamento de diversas agendas.
Além disso, é possível criar eventos, como reuniões, e convidar participantes já com o link para a sala de reunião online.

Ferramentas de Kanban
Uma ferramenta que usa o método Kanban é o Trello, que permite você arrastar itens da lista de cartões, enviar lembretes, fazer comentários, usar marcadores e até mesmo diversos outros recursos.
Um dos pontos interessantes do Trello é que ele possui uma versão gratuita bem completa, mas também existem as versões pagas que possibilitam ainda mais automações.
Além do Trello, uma outra ferramenta interessante para a otimização dos processos é a Asana que dentre os recursos disponíveis oferece a lista de tarefas, criação de times, chat colaborativo e quadro de projetos.

Essas ferramentas vão ajudar individualmente cada um dos seus funcionários a manejar melhor as suas atividades. É importante que a sua empresa incentive o uso delas e o aprimoramento cada vez maior dos seus colaboradores.

Em suma, a alta produtividade impulsiona a motivação e a melhor performance das pessoas e da organização. Portanto, é importante aderir a ferramentas que garantem a melhora contínua e ter atenção aos sinais de queda de produtividade, observando o andamento das demandas e o alcance de metas para entender como manter a equipe motivada e engajada.
Agora que você já sabe o que é produtividade e como ela impacta na performance da sua empresa, conte pra nós qual das ferramentas você usa no seu negócio.

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